Assistenz der Geschäftsführung / Büroorganisation (m/w/d)

Stellenbeschreibung

2. Ziel der Stelle

Die Stelle dient der Sicherstellung eines reibungslosen, effizienten und kundenorientierten Büroablaufs. Die Stelleninhaberin bzw. der Stelleninhaber entlastet die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, steuert die korrekte und fristgerechte Abrechnung mit allen Kostenträgern und gewährleistet durch eine vorausschauende Personalplanung, dass die Kundinnen und Kunden von Mission Viviendo optimal und zuverlässig betreut werden.

3. Aufgabenbereich

A. Haupttätigkeiten

• Abrechnung & Finanzen: Eigenverantwortliche Erstellung der Ausgangsrechnungen. Fristgerechte und korrekte Abrechnung der erbrachten Leistungen mit den jeweiligen Kostenträgern (Pflegekassen, Sozialämter) sowie mit Selbstzahlern.
• Zahlungsmanagement: Überwachung der Zahlungseingänge und -ausgänge (Forderungsmanagement), Durchführung der Rechnungsprüfung (Eingangsrechnungen) sowie eigenständige Bearbeitung des Mahnwesens.
• Korrespondenz & Kommunikation: Eigenständige Führung der schriftlichen und telefonischen Kommunikation mit Kostenträgern, Behörden und Partnern. Einholen fehlender Unterlagen und Klärung von Rückfragen zu Bewilligungen oder Abrechnungen.
• Personal- und Einsatzplanung: Koordination und Erstellung der Einsatzpläne für die Betreuungskräfte. Abgleich von Kundenbedarfen mit den Verfügbarkeiten und Qualifikationen des Teams. Kurzfristige Anpassung der Planung bei Ausfällen (Krankheit, Urlaub).

B. Nebentätigkeiten

• Datenpflege: Kontinuierliche Anlage und Pflege von Personal- und Kundenstammdaten in MS Excel und branchenspezifischer Software.
• Allgemeine Büroorganisation: Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung, Materialbestellung, Ablageverwaltung und Dokumentation.
• Kundenbetreuung: Erste, freundliche Anlaufstelle für telefonische oder persönliche Anfragen von (potenziellen) Kundinnen, Kunden und deren Angehörigen.

Hinweis: Der/die Mitarbeitende erklärt sich bereit, bei betrieblichem Bedarf auch andere zumutbare Aufgaben zu übernehmen, die seinen/ihren Vorkenntnissen und Fähigkeiten entsprechen.

4. Kompetenzen und Befugnisse

Um die Aufgaben effizient erfüllen zu können, werden dem/der Stelleninhaber/in folgende Vollmachten und Entscheidungsspielräume eingeräumt:

• Entscheidungsspielräume:
• Selbstständige Priorisierung und Organisation der täglichen Arbeitsabläufe innerhalb der Haupt- und Nebenaufgaben.
• Eigenständige Disposition bei der Dienst- und Einsatzplanung im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen mit den Betreuungskräften.
• Personelle Vollmachten:
• Fachliches Weisungsrecht gegenüber den Betreuungskräften in Bezug auf die Dienstplanung (Zuteilung von Einsätzen) und die Einforderung von korrekten Arbeitsnachweisen/Stundenzetteln für die Abrechnung.
• Finanzielle Vollmachten:
• Berechtigung zur sachlichen Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen
• Eigenständige Bestellung des standardmäßigen Bürobedarfs im Rahmen des monatlichen Budgets.
• Zeichnungsberechtigung im Schriftverkehr mit dem Zusatz „i.A.“ (im Auftrag). Verträge und rechtsgeschäftliche Erklärungen sind der Geschäftsführung zur Unterschrift vorzulegen.

5. Anforderungsprofil (Qualifikationen, Fähigkeiten & Erfahrungen)

Fachliche Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, im Gesundheitswesen o. Ä.) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte Berufserfahrung in der Büroorganisation und vorbereitenden Buchhaltung.
• Sicherer und routinierter Umgang mit MS Office, insbesondere fortgeschrittene Anwenderkenntnisse in MS Excel.
• Wünschenswert: Erfahrung im Gesundheits- oder Sozialwesen sowie Kenntnisse in der Leistungsabrechnung mit Kranken-/Pflegekassen und Sozialämtern.

Persönliche & soziale Kompetenzen:

• Struktur und Sorgfalt: Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohes Zahlenverständnis und eine sehr genaue, zuverlässige Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sicheres und freundliches Auftreten am Telefon.
• Lösungsorientierung: Fähigkeit, in stressigen Situationen (z. B. bei kurzfristigen Personalausfällen) einen kühlen Kopf zu bewahren und konstruktive Lösungen zu finden.
• Empathie und Werteorientierung: Identifikation mit den Werten von Mission Viviendo (Vielfalt, Toleranz, Respekt). Freude am Umgang mit Menschen unterschiedlicher Herkunft und Lebenssituationen.

6. Schlussbestimmungen & Kenntnisnahme

Diese Stellenbeschreibung ist wesentlicher Bestandteil des Arbeitsvertrages. Sie dient der Klarheit über die zu erfüllenden Aufgaben, entbindet den/die Stelleninhaber/in jedoch nicht davon, aktiv mitzudenken und sich für die Unternehmensziele von Mission Viviendo einzusetzen. Die Stellenbeschreibung kann bei wesentlichen Änderungen der betrieblichen Abläufe nach Absprache angepasst werden.