Persönliche Assistenz der Geschäftsführung

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine zuverlässige, strukturierte und engagierte Assistenzkraft zur direkten Unterstützung des Inhabers unseres Unternehmens.
Die Tätigkeit ist vielseitig und umfasst sowohl klassische organisatorische und kaufmännische Assistenzaufgaben als auch die Betreuung individueller Kundenanliegen. Gesucht wird eine Person, die sich schnell in unterschiedliche Themen einarbeiten kann, eigenständig organisiert arbeitet und gerne Verantwortung übernimmt.
Ein besonderer Schwerpunkt der Tätigkeit liegt in der Unterstützung und Betreuung von Kunden, die sich vorübergehend in finanziellen oder organisatorischen Schwierigkeiten befinden. Gemeinsam mit dem Inhaber sollen individuelle Situationen erfasst, Unterlagen geprüft, offene Punkte geklärt und praktikable Lösungen mit den Kunden erarbeitet werden.
Perspektivisch soll die Stelleninhaberin bzw. der Stelleninhaber diesen Aufgabenbereich zunehmend eigenständig übernehmen und verantworten.

Aufgaben

• Direkte organisatorische und administrative Unterstützung des Inhaber
• Strukturierung, Aufbereitung und Verwaltung von Schriftstücken, Unterlagen und Kundenvorgängen
• Prüfung und verständliche Aufbereitung von Kundenunterlagen und Kundenblättern
• Unterstützung des Inhabers bei der digitalen und organisatorischen Bearbeitung von Vorgängen
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden
• Betreuung von Kunden bei finanziellen oder organisatorischen Schwierigkeiten
• Gemeinsame Erarbeitung individuellerLösungswege mit den betroffenen Kunden
• Nachhalten von Vereinbarungen, Rückmeldungen und offenen Vorgängen
• Koordination verschiedener organisatorischer Themen und Termine
• Übernahme individueller Aufgaben des Inhabers, beispielsweise die Organisation von Anschaffungen, Fahrzeugthemen, Dokumenten oder sonstigen geschäftlichen Angelegenheiten
• Schnittstelle zwischen Inhaber, Kunden und gegebenenfalls weiteren Ansprechpartnern
• Perspektivisch eigenständige Verantwortung für einzelne Kundenfälle und Aufgabenbereiche

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung von Vorteil
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit PC, E-Mail und gängigen Office-Anwendungen
• Fähigkeit, sich schnell in neue und unterschiedliche Themengebiete einzuarbeiten
• Gute Auffassungsgabe und ein sicherer Umgang mit Zahlen und Unterlagen
• Freundliches, verbindliches und souveränes Auftreten am Telefon
• Empathie und Fingerspitzengefühl im Umgang mit Kunden, insbesondere in schwierigen finanziellen Situationen
• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Selbstständige und lösungsorientierteArbeitsweise
• Bereitschaft, mit wachsender Erfahrung zunehmend eigenständig Verantwortung zu übernehmen

Was wir bieten

• 3.300 Bruttomonatsgehalt
• 13 Monatsgehälter inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• 24 Urlaubstage pro Jahr
• Langfristige und verantwortungsvolle Position mit Entwicklungsmöglichkeiten
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Inhaber und kurze Entscheidungswege
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit großem Gestaltungsspielraum
• Perspektivisch eigenständige Verantwortung für einen wichtigen Aufgabenbereich