Projektassistenz

Im Rahmen eines neuen Projekts unterstützen wir den strukturierten Aufbau und die Formalisierung der operativen Prozesse des Unternehmens.
Aufgrund von Wachstum und einer zunehmenden Anzahl an Dienstleistern steigt der Bedarf an integrierten, transparenten und skalierbaren Abläufen.
Ziel des Projekts ist es, das operative Geschäft transparent abzubilden, Effizienzverluste zu vermeiden und nachhaltige Standards zu etablieren. Diese Standards sollen nicht nur eingeführt, sondern auch aktiv geschärft, kontrolliert und übergeben werden.
Zeitaufwand

• Je nach Verfügbarkeit bis zu 30h/Woche
• Mindestverfügbarkeit: 15h/Woche

Anforderungen

• Erfahrung in Projektassistenz oder Projektkoordination
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Tools wie Jira, Confluence, MS Teams und ggf. Excel
• Fähigkeit, Informationen aus Meetings und Aufgaben logisch zu strukturieren und nachzuhalten
• Selbstständiges, zuverlässiges und proaktives Arbeiten
• Kommunikationsstärke und ein gutes Gespür für Projektzusammenhänge
• Verständnis für Prozesse und operatives Geschäft
• Interesse an Prozessdokumentation, Change Management und Organisationsentwicklung

Aufgaben und VerantwortlichkeitenMitarbeit an Projektinhalten

• Selbstständige Erarbeitung von Arbeitspaketen nach Absprache
• Abstimmung zum strategischen Vorgehen im Projekt

Projektorganisation & Assistenz

• Unterstützung bei der Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben
• Pflege von Projektübersichten, To-Do-Listen und Zeitplänen
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Projektmeetings

Dokumentation & Strukturierung

• Unterstützung bei der Pflege und Strukturierung von Confluence-Seiten
• Aufbereitung von Inhalten, Arbeitspaketen und Fortschritten in Jira und/oder Excel
• Dokumentation von Standards, Workflows und Rollenverteilungen

Kommunikation & Controlling

• Unterstützung bei interner Kommunikation mit Stakeholdern und Projektbeteiligten
• Nachverfolgung offener Punkte, Termine und Rückmeldungen
• Vorbereitung einfacher Auswertungen oder Reports zur Projektlage

Übergabe & Wissenssicherung

• Unterstützung bei der Erstellung von Übergabedokumenten
• Koordination und Vorbereitung von Schulungseinheiten für übergebene Prozesse
• Mitwirken an der finalen Übergabe an interne Fachverantwortliche