Veranstaltungsmanager:in (m/w/d)

Das Institut für Friedensforschung und Sicherheitspolitik an der Universität Hamburg sucht eine engagierte Persönlichkeit als Veranstaltungsmanager:in in der Kommunikationsabteilung für strategische Instituts-, Wissenschafts- und Medienkommunikation des IFSH. Die 70%-Teilzeitstelle entspricht 28 Wochenstunden. Sie ist nach EG 11 TV-AVH bewertet, am Standort Hamburg angesiedelt und soll zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzt werden. Die Stelle ist zunächst für zwei Jahre befristet verbunden mit der Möglichkeit der Verlängerung, vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Mittel.
In dieser Position organisieren Sie Veranstaltungen, die Forschung mit Fachöffentlichkeit, Politik, Zivilgesellschaft und interessierter Öffentlichkeit in Austausch bringen. Veranstaltungen sind dabei ein wichtiges Instrument der Kommunikation und leisten einen Beitrag zum Wissenstransfer des IFSH. Die Position verbindet zunächst operative Veranstaltungsorganisation mit eigenverantwortlichem Projektmanagement. Im weiteren Verlauf kommen zunehmend konzeptionelle Aufgaben in der Formatentwicklung und im Stakeholder-Dialog hinzu. Die strategische Gesamtverantwortung liegt bei der Kommunikationsleitung.

Ihre Aufgaben

Veranstaltungsmanagement und Projektsteuerung

• Planung und Durchführung bestehender Veranstaltungsformate (z. B. wissenschaftliche Konferenzen, Summer Schools, Netzwerkveranstaltungen, Retreats)
• Organisation analoger, hybrider und digitaler Veranstaltungen
• Übernahme des projektbezogenen Teilnehmer:innen- und Referent:innenmanagements, einschließlich Einladungen, Anmeldungen und Datenpflege
• Kalkulation, Kostenkontrolle und administrative Nachbereitung der Veranstaltungen
• Koordination interner und externer Beteiligter, Partner:innen und Dienstleister
• Begleitung und Betreuung der Veranstaltungen vor Ort
• Auswertung von Teilnehmendenzahlen, Feedback und weiteren geeigneten Kriterien zur Qualitätssicherung

Formatentwicklung, Kommunikation und Wissenstransfer

• Weiterentwicklung bestehender Veranstaltungsformate auf Grundlage von Feedback, Evaluation und den strategischen Zielen des IFSH
• Mit wachsender Erfahrung Konzeption und Umsetzung neuer, zeitgemäßer und dialogorientierter Formate für unterschiedliche Zielgruppen
• Entwicklung von Kommunikationsmaßnahmen für Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsteam, um Sichtbarkeit und Teilnahme zu erhöhen
• Beratung von Forschenden bei der praktischen Gestaltung von Veranstaltungen als Instrumente der Wissenschaftskommunikation und des Wissenstransfers

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium, vorzugsweise in Eventmanagement, Kommunikation, Marketing, Kulturmanagement, Wissenschaftsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
• Erfahrung in der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Freude daran, auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Kommunikatives Geschick und Freude an der Zusammenarbeit mit Forschenden, politischen und institutionellen Partner:innen, Dienstleistern und Teilnehmenden
• Bereitschaft, sich in die konzeptionelle Entwicklung von Dialog- und Transferformaten einzuarbeiten und zunehmend eigene Ideen einzubringen
• Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Arbeitsmitteln, MS Office und Social Media
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift