(Senior) Office Manager:in – Sekretariat Klinik Urologie (all genders)

Gemeinsam besser. Fürs Leben.
Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) - und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.
Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein - und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.
Willkommen im UKE.
Job-ID: J000004578
Art der Anstellung: Unbefristet
Arbeitszeit: Vollzeit/Teilzeit
Bewerben bis: 19.05.2025
Unternehmensteil: UKE_Zentrum für Operative Medizin
Tätigkeitsbereich: Management & Verwaltung
Bereich: Klinik für Urologie

Das macht die Position aus

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Bearbeitung der Posteingänge einschließlich der E-Mails in Deutsch und Englisch, Überwachung der Wiedervorlage, Ablage, Schriftverkehr in Deutsch und Englisch, Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen in Deutsch und Englisch
• Erstellung von Briefen nach Phono-Diktat (Deutsch/Englisch) und selbstständig
• Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung
• Verwaltung von Gutachtenaufträgen, Kongressen, Fortbildungen und Dienstreisen (Planung und Abrechnung)
• Betreuung des Oberarztsekretariats und Vertretung im Chefsekretariat
• Organisatorisch zuständig für Gäste, Hospitant:innen und Famulant:innen
• Planung der privaten Sprechstundentermine
• Bestellung von Büromaterial

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossen Ausbildung zum/zur Verwaltungsangestellten, zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen
• Fundierte Kenntnisse der medizinischen Nomenklatur
• Gute MS Office-Kenntnisse sowie idealerweise Kenntnisse in SAP, MyMedis und Soarian
• Sehr gute Englischkenntnisse, verhandlungssicher in Wort und Schrift
• Strukturierte Arbeitsweise, Flexibilität, Kommunikations-, Teamfähigkeit, Serviceorientiertheit, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in deutscher und englischer Sprache, Organisationsgeschick

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Das bieten wir

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Kontakt ins UKE

Kontakt zum Fachbereich
Frau Janine Matney
+49 (0) 40 7410-53442
Kontakt zum Recruiting
Recruiting Team
+49 (0) 40 7410-52599

Über uns

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt
Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
> Hier mehr zum Thema „Diversity im UKE“ erfahren.