Office-Management / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)
Permanent employee, Part-time · Heppenheim
Deine Aufgaben
In dieser Schlüsselposition bist du erste Ansprechperson rund um unser Tagesgeschäft und trägst aktiv zum Erfolg unseres Teams bei:
- Eigenverantwortliche Organisation des Bürobetriebs und Verwaltung des Sekretariats
- Koordination von Terminen, Reisen und Besprechungen inkl. Buchungen und Reservierungen
- Verwaltung und Pflege von Akten, Datenbanken und Dokumenten
- Kommunikation per Telefon, E-Mail und Post - souverän, freundlich, professionell
- Unterstützung bei Vertragsmanagement, Ausschreibungen und Angebots-/Vertragserstellung
- Erstellung und Lektorat von Präsentationen, Berichten, Stellungnahmen und Gutachten
- Verantwortung für das Beschaffungswesen (z. B. Materialien, Literatur etc.)
- Protokollführung bei internen und externen Sitzungen
Dein Profil
Das bringst du mit - Fachlich und persönlich überzeugend
Qualifikation & Erfahrung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Office-Management, Assistenz oder Sekratariat
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams)
- Erfahrung im Vertragswesen
Soft Skills & Persönlichkeit
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein empathisches Wesen
- Ein sympathisches, professionelles Auftreten - intern wie extern
- Organisationstalent, eine strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise
- Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
- Du unterstützt gerne unser Team und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick
Warum wir?
Darauf kannst du dich freuen - Unser Angebot an dich
- Eine abwechslungsreiche Position mit Gestaltungsspielraum
- Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
- Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsmittel
- Ein aufgeschlossenes Team, das sich auf deine Unterstützung freut
- ein klar definiertes Arbeitszeitmodell mit geregelten Arbeitszeiten und einem Arbeitszeit- und Überstundenkonto
- regelmäßige bedarfsorientierte Weiterbildungen und individuelle Förderung
- einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz mit Raum für Persönliches an einem Standort, der sowohl mit dem Pkw als auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar ist
- Einarbeitung durch einen persönlichen Ansprechpartner
Über uns
866 Mio. Euro und 10 Jahre Bauzeit, eine Verzehnfachung der Baukosten und eine Verdreifachung der Bauzeit - die Elbphilharmonie in Hamburg. Haben Sie sich auch gefragt, wieso, weshalb, warum? Und wer ist dafür verantwortlich? Dann können Sie dabei sein, wenn bei derartigen Projekten nach den Antworten gesucht wird.
Wir erbringen seit 30 Jahren für Bauherren und Unternehmen Beratungs- und Gutachterleistungen beim Vertrags- und Nachtragsmanagement sowie Terminplanung und Projektmanagement bei Projekten aus allen Bereichen des klassischen Bauwesens und im Anlagenbau. Wir sind ein Sachverständigen- und Ingenieurbüro für Baubetrieb und Bauwirtschaft. Wir sind in der Fachwelt deutschlandweit eines der bekanntesten Büros für die Thematik von Bauverzögerungen. Und - wir suchen Verstärkung!
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