Über uns
Wir sind gateB - ein Beratungs- und Implementierungsunternehmen, das nationale und internationale Firmen dabei unterstützt, ihr Digitalpotenzial voll auszuschöpfen und ihre Kundenkommunikation schneller, smarter und wirkungsvoller zu gestalten.
Über die Stelle
Damit unser Alltag im Büro genauso reibungslos läuft wie unsere Projekte, suchen wir dich als Office Manager*in & Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (10 Stunden/ Woche) - eine offene, organisierte Person, die Freude daran hat, Struktur zu schaffen und unser Büro mit Leben zu füllen. In dieser Rolle bist du Dreh- und Angelpunkt unseres Office Managements und unterstützt die Geschäftsführung dabei, Struktur, Effizienz und eine positive Atmosphäre im Alltag sicherzustellen. Du trägst aktiv zur positiven Unternehmenskultur bei - z. B. durch die Organisation gemeinsamer Aktivitäten, ein offenes Ohr für Kolleg*innen und dein Gespür für ein harmonisches Miteinander.
Deine Aufgaben
- Assistenz der Geschäftsführung Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Du koordinierst Termine und Abstimmungen mit internen Teams und externen Partner*innen
- Du hilfst bei HR-Themen wie Bewerberkommunikation, Stellenausschreibungen oder Onboarding
- Du pflegst Rechnungen in Yokoy und dokumentierst Projektzeiten
- Office Management Du organisierst mit Liebe zum Detail unsere Teamevents (ca. 3x jährlich) und stärkst damit unseren Teamspirit
- Du übernimmst die Reiseorganisation für Mitarbeitende und die Geschäftsführung
- Du bearbeitest die tägliche Post, kümmerst dich um Ablage, Vertragsverwaltung und Office-Themen aller Art
- Du bist erste*r Ansprechpartner*in für interne und externe Dienstleister und hältst alle Fäden zusammen
- Du koordinierst alle Themen rund um Reinigung, Hausverwaltung und Büroinstandhaltung
- Du stellst sicher, dass unser Büro bestens versorgt ist - mit Getränken, Snacks und allem, was den Alltag angenehmer macht
Du übernimmst eigenständig Sonderprojekte und Ad-hoc-Aufgaben - mit Eigeninitiative und Organisationstalent
Dein Profil
- Du beherrschst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und bringst sehr gute Englischkenntnisse mit
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen oder studierst gerade ein wirtschaftliches oder psychologisches Fach
- Du hast idealerweise bereits Erfahrung im Office Management, in einer Assistenzrolle oder in einem vergleichbaren Umfeld gesammelt - aber auch Neu-, Wiedereinsteiger*innen und Quereinsteiger*innen sind herzlich willkommen
- Du arbeitest gern und effizient mit den Microsoft Office Tools
- Du bist ein echtes Organisationstalent und behältst auch in lebhaften Momenten den Überblick
- Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und bringst gerne eigene Ideen ein
- Du kommunizierst klar, freundlich und vertraulich - intern wie extern
- Du hast ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeiten und ein gutes Gespür für Sprache und Ton
Die Voraussetzungen
- Du möchtest neben deinem Studium für 10 Stunden pro Woche arbeiten
oder
- Du möchtest im Minijob für durchschnittlich 10 Stunden pro Woche arbeiten
Unser Angebot
- Ein eigener Verantwortungsbereich innerhalb unseres Teams mit Raum für Gestaltung und eigene Ideen
- Eine dynamische, familiäre und kollegiale Atmosphäre, in der Teamgeist wirklich gelebt wird
- Kurze Entscheidungswege und ein innovatives Umfeld, das dir ermöglicht, Dinge schnell in Bewegung zu bringen
- Abwechslungsreiche und spannende internationale Kundenprojekte mit bekannten Marken aus verschiedenen Branchen
- Flexible Arbeitszeiten, die zu deinem Leben passen
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und eine aktive Förderung deiner persönlichen Entwicklung
- Regelmäßige Firmenevents
- Ein moderner Arbeitsplatz mit aktueller Infrastruktur in Top-Lage in der Hamburger Innenstadt
- Freie Getränke im Büro
- Firmenrabatte bei vielen großen und innovativen Marken
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