Zur Unterstützung in der Geschäftsstelle sucht das KomponistenQuartier Hamburg zum 01. Januar 2026 oder später
Koordination Museumsbüro (m/ w/ d)
in Teilzeit (30 Std./ Woche, Dienstag bis Freitag, ausschließlich in Präsenz)
Das Museumsbüro ist die Schaltzentrale für den Museumsbetrieb und gleichzeitig das Herz des Vereins: Hier wird der tägliche Ablauf in der Gästebetreuung, im Shop und im Verein koordiniert, eingehende Anfragen extern und intern bearbeitet und im Team abgestimmt, Anliegen der Ehrenamtlichen aufgenommen und für jede:n ein gutes Wort gefunden. Im KQ stehen viele helfende Hände bereit, die gerne in unterschiedlichen Bereichen unterstützen - wir suchen jemanden, der hier für Anleitung und Richtung sorgen kann.
Ihre Aufgaben im Einzelnen:
- eigenverantwortliche Koordination und Organisation des Museumsbüros;
- Führung des Dienstplans für den Museumsbetrieb;
- Erstellung des Wochenplans für die anstehenden Aufgaben im Museum;
- Erledigung des Tagesgeschäfts mit Erledigung des Posteingangs, Betreuung der Ehrenamtlichen im Museumsdienst, Schließverantwortung, Bearbeitung von eingehenden Anfragen und Angelegenheiten per Telefon, Email und tw. persönlich;
- Eigenständige Erledigung und Organisation aller mit dem Museumsbetrieb und dem Verein in Zusammenhang stehenden administrativen Anliegen wie bspw. Koordination von Terminen für Brandschutz und Wartungen, Besorgen von Verpflegung für Ehrenamtliche, Pflege von Adressdaten und Bescheinigungen;
- Zuarbeit für die drei ehrenamtlichen und ein hauptamtliches Vorstandsmitglied (Schriftverkehr, statistische Auswertungen u.ä.)
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Fremdsprachenassistenz oder vergleichbar, alternativ Bachelor in Sozialer Arbeit, Office Management oder Kulturmanagement
- Mindestens fünfjährige Berufserfahrung in einer der Ausschreibung vergleichbaren Tätigkeit, vorzugsweise im sozialen oder kulturellen Bereich
- Freude an der Arbeit mit Menschen jedweden Alters, Erfahrung aus einem sozialen oder ehrenamtlichen Kontext von Vorteil
- Wünschenswert: Erfahrung im Volunteer Management
- Sehr gute Anwenderkenntnisse von MS Outlook und Office-Paketen, Erfahrung mit elektronischen Kassensystemen (BeckerBillett) und Datenbanken von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse von Vorteil
Ein hohes Maß an Serviceorientierung, Teamfähigkeit und eigenverantwortlichem Arbeiten setzen wir ebenso voraus wie ein sehr gutes Organisations- und Durchsetzungsvermögen. Wir bieten ein kleines, sehr wertschätzendes Arbeitsumfeld - im Museumsbüro sind neben der ausgeschriebenen Position noch ca. 3 weitere Kolleg:innen beschäftigt, in Teilzeit/ Minijob. Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an TVöD EG 8.
Wir begrüßen Bewerbungen von Personen jeglichen Geschlechts, unabhängig von ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion oder Weltanschauung. Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe SGB IX bevorzugt eingestellt.
