Kaufmännische Assistenz im Pflegesachverständigenwesen (m/w/d) (Homeoffice möglich)

Über das BWPN

Das BWPN - Bundesweites Pflegenetzwerk unterstützt seit 1998 pflegebedürftige Menschen und ihre Familien dabei, angemessene und möglichst umfassende Leistungen der Pflegeversicherung zu erhalten.
Unser heutiger Schwerpunkt liegt in der fachlichen Prüfung von Pflegegutachten, in der sachverständigen Bewertung von Pflegebedürftigkeit sowie in der Erstellung fundierter Gegengutachten. Auf dieser Grundlage begleiten wir Familien in Widerspruchsverfahren und unterstützen sie auch im Zusammenhang mit sozialgerichtlichen Klageverfahren.
Seit nahezu drei Jahrzehnten entwickeln wir praktische und fachliche Hilfen für pflegebedürftige Menschen und ihre Angehörigen. Im Mittelpunkt unserer täglichen Arbeit steht die verlässliche, respektvolle und fachlich fundierte Unterstützung von Menschen in schwierigen Pflegesituationen.
Für unsere Hamburger Zentrale suchen wir eine berufserfahrene kaufmännische Assistenz, die unsere Pflegesachverständigen und weiteren Fachkräfte bei organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben unterstützt.

Ziel der Stelle

Als kaufmännische Assistenz unterstützen Sie unsere Pflegesachverständigen und weiteren Fachkräfte bei der organisatorischen und administrativen Bearbeitung von Gutachten, Gegengutachten sowie Widerspruchs- und Klageverfahren.
Sie übernehmen keine eigene sachverständige Bewertung, keine rechtliche Beratung und keine alleinige fachliche Fallverantwortung.
Ihre Aufgabe besteht in einer zuverlässigen, strukturierten und serviceorientierten Zuarbeit. Dabei tragen Sie wesentlich dazu bei, dass Anfragen, Unterlagen, Termine, Fristen und interne Abläufe sorgfältig organisiert und bearbeitet werden.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung
• Bearbeitung von Posteingang und Postausgang
• Bearbeitung eingehender E-Mails und schriftlicher Anfragen
• Telefonische Kommunikation mit Interessenten, Klienten, Angehörigen und weiteren Ansprechpartnern
• Terminplanung und Fristenüberwachung
• Pflege und Aktualisierung digitaler Akten und personenbezogener Daten
• Vorbereitung, Prüfung und Zuordnung eingehender Unterlagen
• Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken nach internen Vorgaben
• Unterstützung unserer Pflegesachverständigen und Fachkräfte bei organisatorischen Abläufen
• Dokumentation von Bearbeitungsständen und Kommunikation in den eingesetzten Systemen
• Nachverfolgung fehlender Unterlagen und offener Rückmeldungen

Ihr fachliches Profil

Sie verfügen über Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit, in der kaufmännischen Assistenz, in der Verwaltung, in der Sachbearbeitung oder in einem vergleichbaren Aufgabenbereich.
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, Bürokaufmann oder Bürokauffrau, Kaufmann oder Kauffrau im Gesundheitswesen oder in einem vergleichbaren Beruf, ist von Vorteil.
Entscheidend sind für uns jedoch nicht allein die Berufsbezeichnung oder der formale Abschluss, sondern Ihre nachweisbare praktische Erfahrung und Ihre Fähigkeit, zuverlässig in einem anspruchsvollen Büroalltag zu arbeiten.

Das bringen Sie mit

• Mehrjährige oder fundierte Berufserfahrung in Büroorganisation, Verwaltung oder kaufmännischer Assistenz
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word und Outlook, möglichst auch Excel
• Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen
• Sorgfältiger und verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen und vertraulichen Daten
• Freundliches, respektvolles und professionelles Verhalten am Telefon und im schriftlichen Kontakt
• Klare und verständliche schriftliche Kommunikation
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitig eingehenden Anliegen den Überblick zu behalten
• Verbindlichkeit bei Terminen, Fristen und Absprachen
• Bereitschaft, sich in unsere internen Abläufe sowie in die Grundlagen der Pflegebegutachtung und Pflegeversicherung einzuarbeiten

Besonders wünschenswert

• Erfahrung mit Zoho One oder einzelnen Zoho-Anwendungen, insbesondere Zoho CRM oder Zoho Recruit
• Berufserfahrung im Sozialwesen, Gesundheitswesen, Pflegebereich oder bei einem Beratungs- oder Sachverständigendienstleister
• Grundkenntnisse der Pflegeversicherung, der Pflegegrade und der Pflegebegutachtung
• Erfahrung im Umgang mit pflegebedürftigen Menschen, Angehörigen, Versicherten oder Ratsuchenden
• Erfahrung mit digitaler Aktenführung und dokumentengestützten Arbeitsabläufen
• Verständnis für Fristen, Nachweise und formal strukturierte Verfahren

Erfahrung im Pflege- oder Gesundheitswesen ist keine zwingende Voraussetzung. Wir erwarten jedoch ein ernsthaftes Interesse an diesem Themenfeld und die Bereitschaft, sich mit den besonderen Anliegen pflegebedürftiger Menschen und ihrer Familien auseinanderzusetzen.

Ihre persönliche Haltung

Unsere Arbeit betrifft Menschen, die sich häufig in belastenden, dringenden oder emotional schwierigen Situationen befinden. Deshalb suchen wir nicht nur eine Bürofachkraft, sondern einen Menschen, der die Bedeutung dieser Aufgabe versteht.
Sie sollten Freude daran haben, pflegebedürftige Menschen und ihre Angehörigen durch Ihre Arbeit zu unterstützen.
Für uns zählen insbesondere:

• Empathie
• Verantwortungsbewusstsein
• Verlässlichkeit
• Geduld
• Diskretion
• Ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis
• Ein guter und aufrichtiger Umgang mit Menschen
• Identifikation mit unserem gesellschaftlichen Auftrag

Die Tätigkeit ist selbstverständlich eine bezahlte berufliche Aufgabe. Im Mittelpunkt sollte dennoch die Bereitschaft stehen, mit der eigenen Arbeit zu einer konkreten Verbesserung für pflegebedürftige Menschen und ihre Familien beizutragen.

Verbindliche Regelung zu Arbeitsort und Homeoffice

Der vertragliche und tatsächliche Arbeitsort ist unsere Zentrale in Hamburg-Bramfeld.
Nach erfolgreicher Einarbeitung bieten wir die Möglichkeit, einen Teil der Arbeitszeit im Homeoffice zu leisten. Die Stelle ist jedoch ausdrücklich keine reine Homeoffice- oder Remote-Stelle.
Regelmäßige Arbeitstage und persönliche Einsätze in unserer Hamburger Zentrale sind verbindlicher Bestandteil der Tätigkeit.
Eine Bewerbung ist daher insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie in Hamburg oder im gut erreichbaren regionalen Umfeld wohnen und die regelmäßige Anfahrt zuverlässig gewährleisten können.
Bewerbungen, die ausschließlich auf eine Tätigkeit im Homeoffice ausgerichtet sind oder bei denen eine regelmäßige Präsenz in Hamburg aufgrund der Entfernung nicht realistisch ist, entsprechen nicht dem Stellenprofil.

Wir bieten Ihnen

• Eine sinnstiftende Tätigkeit mit unmittelbarem gesellschaftlichem Nutzen
• Eine langfristig ausgerichtete Teilzeitstelle mit 24 bis 30 Wochenstunden
• Eine sorgfältige und strukturierte Einarbeitung
• Einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich zwischen Büroorganisation, Kommunikation und administrativer Unterstützung
• Anteiliges Homeoffice nach der Einarbeitung
• Persönliche Zusammenarbeit in unserer Hamburger Zentrale
• Kurze Entscheidungswege
• Einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich
• Ein Arbeitsumfeld, in dem Verlässlichkeit, Haltung und Menschlichkeit zählen
• Die Möglichkeit, die Arbeit eines seit 1998 bundesweit tätigen Pflegenetzwerks aktiv zu unterstützen

Für wen die Stelle geeignet ist

Die Stelle richtet sich insbesondere an berufserfahrene Bürokräfte, kaufmännische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Fachkräfte aus Verwaltung, Sachbearbeitung oder Büromanagement.
Geeignet ist die Position für Menschen, die gerne organisieren, kommunizieren, Daten und Dokumente sorgfältig bearbeiten und Fachkräfte durch zuverlässige Zuarbeit unterstützen.
Die Stelle ist ausdrücklich nicht vorgesehen als:

• reine Helfertätigkeit
• reine Datenerfassung
• Callcenter-Tätigkeit
• ausschließliches Homeoffice
• vollständig ortsunabhängige Remote-Tätigkeit

Bewerbung ausschließlich über unsere Karriereseite

Ihre Bewerbung nehmen wir ausschließlich über die in dieser Stellenanzeige verlinkte Karriereseite und das dort bereitgestellte Online-Bewerbungsformular entgegen.
Bitte reichen Sie dort vollständig ein:

• Ihren Lebenslauf
• vorhandene Arbeitszeugnisse oder vergleichbare Nachweise
• die im Bewerbungsformular erbetenen Angaben

Bewerbungen per E-Mail, telefonisch, per Post oder über andere Kontaktwege können wir organisatorisch nicht in das Auswahlverfahren aufnehmen und werden daher nicht berücksichtigt.
Bitte nutzen Sie auch für Rückfragen zum Bewerbungsstand ausschließlich die innerhalb des Bewerbungsverfahrens vorgesehenen Kommunikationsmöglichkeiten.
Aus Ihrer Bewerbung sollte hervorgehen:

• welche Erfahrungen Sie im Büro-, Verwaltungs- oder Assistenzbereich gesammelt haben
• mit welchen Office- und CRM-Systemen Sie gearbeitet haben
• ob Berührungspunkte mit dem Sozial-, Gesundheits-, Pflege- oder Sachverständigenwesen bestehen
• in welchem Umfang Sie zwischen 24 und 30 Stunden pro Woche zur Verfügung stehen
• ab wann Sie die Tätigkeit aufnehmen könnten
• weshalb Sie die Arbeit des BWPN anspricht

Wir freuen uns besonders über Bewerbungen, die einen nachvollziehbaren Bezug zu den Aufgaben und zum gesellschaftlichen Auftrag des BWPN erkennen lassen.

Hinweis für Personalvermittlungen, Headhunter und externe Recruiting-Anbieter

Für diese Position besteht kein Vermittlungsauftrag an Personalberatungen, Personalvermittlungen, Headhunter, Recruiting-Agenturen oder sonstige externe Anbieter.
Bitte sehen Sie daher von der unaufgeforderten Übersendung anonymisierter oder nicht anonymisierter Kandidatenprofile, Vermittlungsangeboten, Kooperationsanfragen und werblichen Kontaktaufnahmen ab.

Bewerbungslink

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unsere Karriereseite:
https://zrec.eu/tj5Fd?source=CareerSite