Gestalten Sie Strukturen, Prozesse und Abläufe in einem internationalen Architekturumfeld
Head of Organisation / Office Operations (m/w/d)
Voll- oder Teilzeit
20095 Hamburg
Kennziffer: HR7027
Unser Mandant ist ein international tätiges Architektur- und Planungsbüro mit klarem gestalterischem Anspruch, professionellen Strukturen und einem starken Netzwerk an Standorten in Europa und Asien. Am Standort Hamburg arbeitet ein kollegiales, interdisziplinäres Team in einem kreativen und zugleich anspruchsvollen Projektumfeld.
Für diesen Standort suchen wir eine organisationsstarke Persönlichkeit, die die Geschäftsführung im operativen und strukturellen Alltag unterstützt und zentrale Büroprozesse aktiv mitgestaltet. Die Rolle verbindet klassische Assistenz- und Office-Management-Aufgaben mit Verantwortung für Administration, Controlling-Schnittstellen, interne Strukturen und Prozessoptimierung.
Aufgabenbereich
In dieser Position sorgen Sie für reibungslose Abläufe im Büroalltag und unterstützen die Geschäftsführung bei organisatorischen, administrativen und strukturellen Themen.
Ihre Aufgaben umfassen insbesondere:
- Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, inklusive Termin-, Reise- und Unterlagenkoordination
- Steuerung zentraler Büroabläufe, interner Prozesse und externer Dienstleister
- Professionelle interne und externe Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Administrative Unterstützung in Rechnungswesen, vorbereitender Buchhaltung und Controlling-Übersichten
- Mitarbeit bei Recruiting-, Personal- und Organisationsthemen
- Weiterentwicklung effizienter Bürostrukturen, digitaler Arbeitsabläufe und interner Standards
- Verwaltung organisatorischer Dokumente, Verträge und administrativer Compliance-Themen
Qualifikationen
- Kaufmännische, betriebswirtschaftliche oder vergleichbare Ausbildung bzw. Qualifikation
- Berufserfahrung in Office Management, Operations, Administration oder vergleichbarer Funktion
- Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsführung oder leitenden Funktionen von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Arbeitsmitteln
- Verständnis für administrative, buchhalterische und organisatorische Zusammenhänge
- Interesse an Prozessgestaltung, Strukturaufbau und Optimierung von Büroabläufen
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Organisationstalent
- Pragmatische, belastbare und teamorientierte Persönlichkeit
Benefits
- Verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einem international tätigen Architektur- und Planungsumfeld
- Vollzeit oder Teilzeit möglich
- Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen von Hamburg
- Professionelles, kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Vielseitiges Aufgabenfeld mit hoher Eigenverantwortung
- Gestaltungsspielraum bei der Weiterentwicklung interner Strukturen und Prozesse
- Strukturierte Einarbeitung und langfristige Perspektive
Bei Fragen steht Martha Glattes unter der Telefonnummer 040 3611 111 43 gerne zur Verfügung. Bewerben Sie sich am besten online oder senden Sie uns Ihre Bewerbung per Mail unter Angabe der Kennziffer HR7027. Absolute Diskretion ist selbstverständlich.
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