Büroassistent/-in (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle: Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Handwerkern und Behörden.
• Stammdaten- & Aktenpflege: Anlegen und Aktualisieren von Mieter- und Objektakten sowie Pflege der Verwaltungsverträge im EDV-System.
• Post- und E-Mail-Management: Bearbeitung des täglichen Postein- und -ausgangs sowie Verwaltung der zentralen E-Mail-Postfächer.
• Unterstützung im Tagesgeschäft: Erfassung von Schadensmeldungen, Weiterleitung an die zuständigen Objektverwalter und Vorbereitung von Handwerkeraufträgen.
• Termin- und Kalenderverwaltung: Koordination von Besichtigungsterminen, Wohnungsübergaben und Terminen für Handwerker oder Sachverständige.
• Allgemeine Administration: Digitalisierung und Ablage von Dokumenten, Rechnungsprüfungsvorbereitung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.

Ihr Profil

• Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Immobilienkauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation).
• Berufserfahrung: Erste Erfahrung im Assistenz- oder Bürobreich; Erfahrung in der Immobilienbranche oder Hausverwaltung ist von Vorteil, aber kein Muss.
• EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit branchenspezifischer Immobiliensoftware (z. B. IX-HAUS, Domus 4000/ERP, RealKP) ist wünschenswert.
• Arbeitsweise: Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationstalent.
• Kommunikation: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten - auch in stressigen Situationen.