Office Manager*in (m/w/d)

Office Manager*in (m/w/d) in Teilzeit für das ISS-Büro

Wir suchen eine*n

Office Manager*in (m/w/d)

zum 01.03.2026 oder früher für unser Büro in Teilzeit.

Die Aufgaben

• Mitgliederverwaltung (Eintritt, Austritt, Mitgliedsbeiträge abrechnen)
• Teilnehmendenverwaltung für alle Veranstaltungen des Instituts (Anmeldung, Vertragsabwicklung, Teilnahmebescheinigungen, Zahlungseingang überwachen, Einzelfallbescheinigungen, Zertifikatserstellung)
• Veranstaltungsverwaltung (Veranstaltungen anlegen und verwalten im Verwaltungsprogramm und auf der Internetseite, Erstellen von Kursbeschreibungen)
• Pflege der Inhalte auf der Internetseite
• Akkreditierungen bei der Ärztekammer bzw. Psychotherapeutenkammer beantragen
• Zusammenstellung und in Druck bringen der Jahresbroschüre
• Jahresplanung der Workshops
• Zusammenarbeit mit Vorstand und Leitungsgremium
• Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
• Ansprechpartner*in für externe Dozenten*innen
• Klären von Einzelfallfragen
• Beantwortung von telefonischen Anfragen
• E-Mail-Beantwortung
• Rechnungseingang und Rechnungsausgang
• Ansprechpartner*in für Dienstleister
• Verwaltung und Bestellung von Material und Vorräten

Die Voraussetzungen

• Sicherer Umgang mit Word und Excel
• Bestenfalls zusätzlich Erfahrung mit einem Verwaltungsprogramm und einem Contentmanagementsystem (für die Pflege der Websiteninhalte)
• Grundkenntnisse Rechnungsstellung
• Erfahrung im Umgang mit Social Media

Fragen dazu beantwortet gerne Ulrich Wilken unter wilken@systemischestudien.de. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung gerne per Mail an info@systemischestudien.de oder direkt an Ulrich Wilken, wilken@systemischestudien.de.